Sin pies ni cabeza. El expediente legal de Comercio Exterior, un gran dolor de cabeza para los equipos que llevan esta importante responsabilidad.

El expediente de comercio, que pareciera ser un tema sencillo y hasta cierto punto una actividad controlable para la gran mayoría de las empresas que realizan operaciones de comercio exterior resulta que, para otras, aún es uno de los principales dolores de cabeza que se convierte en una bomba de tiempo.

En esta trayectoria que llevamos quienes formamos parte de a-nalyticos comercio exterior por cerca de 20 años, inmersos en temas operativos, de consultoría y de automatización de Comercio Exterior, Aduanas y Compliance, nos ha tocado ver distintos casos, unos más complejos que otros. Sin embargo, en esta ocasión, me gustaría traer en este texto uno que, sin duda alguna, fue de los que más llamó mi atención en aquellos ayeres.

Un día, nos llamaron para visitar sus instalaciones, ya que una empresa buscaba conocer nuestros servicios. Amablemente nos atendieron, y recuerdo que ese día se encontraba presente todo un ejército de personas, de equipos que estaban vinculados directa e indirectamente con operaciones de comercio exterior. Recuerdo que estaban los equipos de:

-            Equipo 1: Importaciones

-            Equipo 2: Exportaciones

-            Equipo 3: Contraloría

-            Equipo 4: Programas de fomento y certificaciones

-            Equipo 5: Trade Compliance

-            Equipo 6: Finanzas

Durante la plática, entre varios temas, se tocó el punto del control y resguardo de los expedientes de comercio exterior. Cuando se generó esa pregunta, fue extraño ver la reacción en las caras de los distintos participantes y cómo, entre ellos, cada uno se volteaba a ver.

Se continuó con la sesión y de pronto, cada área comenzó a señalar lo que hacían en ese tema y, si mi memoria no falla, sus comentarios eran similares a:

-            Importaciones. Comentarios

o   Nosotros somos un equipo nuevo, tenemos cerca de 1 año en la compañía; sin embargo, ya tomamos acciones sobre ese tema. Nuestro proyecto se va a concluir en 3 años y considera tener los expedientes de lo reciente y hacia el futuro, así como para los 5 años atrás. Hoy, estamos imprimiendo semanalmente todos los documentos que conforman el expediente, considerando todas las aduanas. En algunos casos, nos estamos retrasando en obtener las manifestaciones de valor y hojas de cálculo, pero estamos llevando a cabo otro proyecto para regularizar esa situación. Es un proyecto lento y lo hacemos regularmente los viernes, procurando que esté un poco más tranquilo; sin embargo, es un proyecto demandante porque no se pueden localizar la totalidad de los documentos.

-            Exportaciones. Comentarios

o   Nosotros tenemos contrato con las agencias aduanales, quienes son responsables de resguardar nuestros expedientes. Nuestro proveedor más grande ha desarrollado un portal en donde nos dio acceso y ahí podemos revisar y descargar la información que ellos resguardan según necesitemos. Para el resto de los proveedores, en caso de que les solicitemos o tengamos alguna auditoría, nos estarán entregando los expedientes. Por contrato, tienen hasta 1 semana para entregarlos a partir de que se les solicita. Nosotros no validamos los documentos, pero como está por contrato, la Agencia Aduanal debe resguardarlos sí o sí y de manera completa conforme a la ley.

-            Contraloría. Comentarios

o   Sabemos que no se cuenta con los expedientes. Incluso, tenemos una auditoría abierta en la que la autoridad nos solicitó expedientes, pero como ya no se trabaja con algunas agencias aduanales, ya ni nos contestan los correos y algunos otros ya ni cuentan con la documentación porque era otro personal quien los realizó y resguardó. Por tanto, ya no los encuentran. Llevamos varios meses trabajando en ese proyecto, pero todo parece indicar que seremos acreedores a una multa por no poder entregar la documentación que nos solicitaron. Nos han comentado de algunos sistemas que pueden descargar los expedientes, pero son caros y no se cuenta con el presupuesto asignado. Por tal motivo, nos estamos coordinando con el equipo de importaciones para que, en algún momento, podamos contar con todos los expedientes de años anteriores y hacia adelante. Es una tarea ardua, pero con el esfuerzo del equipo se terminará satisfactoriamente.

-            Programas de fomento y certificaciones. Comentarios

o   Nosotros contamos con una carpeta en la red en donde se encuentran todos los expedientes; sin embargo, solo son los vinculados con la operación al amparo de un programa de fomento. Incluso, recibimos una auditoría externa y no tuvimos observaciones. Sabemos que las agencias aduanales resguardan los documentos; sin embargo, nosotros los descargamos y resguardamos digitalmente.

-            Trade Compliance. Comentarios

o   Esa es una actividad que debe resguardar el equipo que lo generó, es decir, exportaciones con los suyos e importaciones con los de ellos. Hemos mandado correos a manera de recordatorio desde hace ya varios meses para señalar que se deben apegar a la política de cumplimiento global; es una actividad que se debió hacer. Para fines de la auditoría con la autoridad, como es un tema operativo, los dueños de los documentos son quienes deben entregarlos; realmente queda fuera de nuestro alcance. Sin embargo, a manera de apoyo y, a partir de que se conoció el monto del crédito derivado de la auditoría, hemos creado algunas carpetas en nuestra red para su resguardo. Por ejemplo, nuestro proveedor más grande de agencia aduanal entrará directamente a la carpeta de expedientes y colocará ahí la documentación, revisará y confirmará si está completa o no y, si hay faltantes, por contrato, debe completarlo. Con eso aseguramos que esté completa conforme a la ley. Asimismo, para el resto de los documentos, el equipo de exportaciones e importaciones tendrá sus propias carpetas, para que ellos contacten a las agencias aduanales y se aseguren de cargar ahí sus expedientes. Eso nos ayudará a que, en futuras auditorías, tengamos todo lo del futuro y, para lo histórico, se tiene ya programado el proyecto de importaciones para que, a lo largo de los 3 siguientes años, se impriman todos los expedientes y se pueda contar con todo el soporte.

·        Finanzas. Comentarios

o   A nosotros no nos habían explicado con detalle lo del sistema. Ahora venimos entendiendo el caso y todo lo que pudimos prevenir, por lo que lo del presupuesto se hubiera autorizado sin mayor complejidad; solo no se supo explicar. De la auditoría, entendemos que es un periodo antiguo y que pasaron varias personas por el puesto, pero desconocíamos que, con ese tipo de sistemas, se podrían descargar los expedientes y, por tanto, atender al requerimiento. ¿De qué sirve entonces imprimir tanto documento, si al final se puede tener todo o la gran mayoría en digital y, aún mejor, que se puede resguardar prácticamente de manera automatizada?

Ese proyecto de 3 años debe ser analizado de nuevo; no es viable tener a las personas trabajando por algo que se puede hacer en minutos y con mayor precisión.

 Dado esto, se me vienen a la mente un par de preguntas que quisiera compartir con la comunidad lectora para reflexión.

La primera: ¿qué identifican ustedes en este caso?

Rápidamente, se puede venir a la mente, por lo menos lo siguiente:

• Desorganización

• Falta de comunicación

• La importancia de contar con un comité de cumplimiento

• La desintegración de las áreas

• Falta de liderazgo para gestionar el proyecto y hasta el área de Comercio Exterior

• La falta de supervisión

• Desconocimiento legal

• Exceso de confianza, incluso para no contar con su información y permitir que un tercero lo administre, resguarde y hasta confirme, punto que no está mal, pero con el paso de los años, lo que no se valida, de pronto no necesariamente es lo correcto.

• El desconocimiento de lo que se puede hacer con herramientas de comercio exterior.

La segunda: ¿qué hubieran hecho ustedes?

En ese momento, más allá de las ventas que se podrían hacer a partir de las diferentes necesidades que la empresa tenía en ese momento, y que sin duda era un proyecto muy interesante, teníamos la necesidad de alinear a los equipos, de realizar una reingeniería en los procesos, de generar procedimientos de los distintos departamentos, de hacer que conocieran el impacto directo o indirecto que cada área tiene en el Trade Compliance, en compartir las bondades de utilizar distintas herramientas que permiten automatizar varias actividades de Comercio Exterior, entre un sinfín de actividades más.

Afortunadamente, esa empresa decidió hacer cambios, apostó por la automatización en varias actividades, a la reingeniería de sus procesos, lo que provocó un cambio radical en sus actividades, por lo que pudieron obtener mejores resultados como empresa y en su comercio exterior.

Dado esto, reitero, pareciera que el tema de los expedientes de comercio exterior es un tema controlado para las empresas, que es un tema hasta cierto punto sencillo de administrar, pero pueden existir casos tan extraños como este. Para esto y tratando de agrupar algunas recomendaciones que han funcionado en este caso y otros más, en a-nalyticos Comercio Exterior te queremos compartir las siguientes recomendaciones:

1. Actualización periódica y continua. El mundo de comercio exterior cambia constantemente. Es importante permanecer actualizado en la mayor cantidad de temas posibles sobre la materia. Esto te ayudará a identificar y realizar ajustes de una manera más inmediata.

2. Explora y atrévete al cambio. Muchas personas, debido a la actividad y rutina del día a día, se mantienen con lo que ha funcionado hasta el momento, y no está mal; en ocasiones así podría ser. Sin embargo, hay una gran variedad de cosas que se pueden implementar en tus actividades. Atrévete al cambio. Recuerdo una frase de una película que dice: ¡el movimiento es vida!

3. Crea un comité de cumplimiento. Una empresa que se dedica al comercio exterior y, más aún, cuando cuenta con diversos programas de fomento y certificaciones, no puede trabajar y operar de manera aislada. La suma de todas las fuerzas, en este caso de las distintas áreas, puede ayudar a que las actividades sean más sencillas, más precisas y, por tanto, con menor riesgo. Al final, ¡cuando una persona del equipo tiene éxito, toda la organización tiene ÉXITO!

4. Automatiza, automatiza y automatiza. Un departamento de comercio exterior puede automatizar una gran variedad de sus actividades. Aprovecha en la medida de tus posibilidades. Si pudieras pedirles a tus reyes magos 3 deseos para automatizar ciertas actividades de tu día a día, de aquellas que son recurrentes, tediosas o incluso que requieren de una revisión de datos masiva y que conlleva incluso un riesgo de cualquier tipo, ¿qué les pedirías? Hay un sinfín de desarrollos que se pueden hacer como traje a la medida y que pueden ser de gran ayuda. Si bien algunos desarrollos pueden tener menor o mayor prioridad, otros pueden representar mayor o menor inversión. Todo suma en la búsqueda de simplificación y precisión en las actividades. Si hoy te encontraras al director de tu empresa y te preguntara: ¿cuál es tu plan de automatización para los siguientes 3 años? ¿cuál sería tu respuesta? En la medida en que las actividades de Comercio Exterior y Aduanas se automatizan, hemos identificado que los departamentos pueden entonces enfocarse en destinar tiempo a temas de mayor relevancia, por ejemplo: planear, anticipar, identificar y atender posibles riesgos, y explorar cambios continuos.

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