¿Quién debe administrar la certificación en materia de IVA e IEPS en las empresas?

¿Quién debe realizar la administración  y monitoreo de la certificación en Materia de IVA e IEPS rubro A, AA o AAA?

Hace algunos días, durante la visita a las instalaciones de uno de nuestros clientes, nos realizaban la pregunta ¿quién debe entonces, administrar la certificación en Materia de IVA e IEPS? Tal vez una pregunta fría para una respuesta complicada, que, sin duda, requiere considerar diversas perspectivas para poder ser respondida de la mejor manera.

Bien, para algunos, podría resultar una respuesta obvia; sin embargo, para muchos otros, podría ser una pregunta sin respuesta o bien una respuesta compleja de emitir.

En primera instancia, para ampliar el alcance y el entendimiento, es necesario partir de la base: ¿qué es la certificación en Materia de IVA e IEPS (CIVA)?

La Certificación en Materia de IVA e IEPS es el registro ante el SAT que permite a las empresas contar con un crédito fiscal equivalente al 100% de la cantidad que debe pagarse por concepto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS) cuando estos se causen con motivo de la introducción a territorio nacional de mercancías bajo los regímenes aduaneros de importación temporal para la elaboración, transformación o reparación en programas de maquila o de exportación; de depósito fiscal para someterse al proceso de ensamble y fabricación de vehículos, de elaboración, transformación o reparación en recinto fiscalizado y recinto fiscalizado estratégico. [1]

Esta certificación, cuenta con 3 grandes rubros, conocidos como Rubro A, AA y AAA en donde a más letras, mayores obligaciones.

Ahora bien, esta certificación, que fue publicada por allá del 2014 y que inicio operaciones en 2015, ha representado, un enorme reto para las empresas que la operan principalmente para llevar a cabo su ejecución y administración.

La CIVA, mejor conocida en el argot “Aduanero, de Comercio Exterior y de Trade Compliance” se encuentra fundamentada en las Reglas Generales de Comercio Exterior dentro del capítulo 7, certificación que forma parte del Esquema Integral de Certificación / Esquema de Certificación de Empresas, y que podría ser, sin duda alguna, una certificación que permite elevar la competitividad a las empresas en México, pues uno de sus principales beneficios es evitar el “desembolso” o tener “cash flow” para el IVA e IEPS, en las operaciones de importación temporal.

Esta certificación, podríamos denominarla una certificación multidisciplinaria, involucra temas que realizan en el día con día las diversas áreas dentro de una empresa. A continuación, se detallan las responsabilidades específicas para cada una de ellas:

a.       Área Legal – Corporativa

                                        i.               Constitución conforme a legislación mexicana.

                                      ii.               Cctas constitutivas.

                                   iii.               Gestionar Poderes notariales.

                                   iv.               Contratos actualizados y vigentes.

                                      v.               Socios, accionistas, representantes legales con facultad para actos de dominio e integrantes de la administración.

b.      Área de Taxes – Contables – Fiscales

1. No figurar en los listados del artículo 69 del Código Fiscal de la Federación (CFF), excepto en las fracciones VI y 69-B.

2. Estar al corriente en obligaciones fiscales.

                                   iii.               Domicilios registrados correctamente.

                                   iv.               Actualizar los medios de contacto en el Buzón Tributario del SAT.

                                      v.               Llevar la contabilidad en medios electrónicos e ingresarla mensualmente.

c.       Área de Laborar – RH – nóminas / payroll

                                        i.               Registrar al personal ante el IMSS

                                      ii.               Garantizar la retención y el entero oportuno del ISR de los trabajadores.

d.      Área de Comercio Exterior – Aduanas – Trade Compliance – Customs Compliance – Logística

                                        i.               Cumplir con las obligaciones aduaneras.

                                      ii.               Registrar los domicilios pertinentes.

                                   iii.               Llevar un control de inventarios conforme al artículo 59, fracción I de la Ley Aduanera.

                                   iv.               Realizar el pago de derechos aduaneros.

e.       Área de Facilities – mantenimiento – administración de la planta

                                        i.               Básico:  Presentar comprobantes de domicilio con datos correctos.

                                      ii.               Notificar el alta de un nuevo domicilio.

f.         Área de Seguridad

                                        i.               Permitir en todo momento el acceso al personal de la autoridad para visitas de inspección inicial o inspecciones de supervisión.

g.       Área de Procurement – Compras – Purchasing – Ventas – Sales

                                        i.               Contar con clientes y proveedores extranjeros, vinculados al régimen.

                                      ii.               Asegurar la precisión de los datos de clientes y proveedores nacionales y extranjeros.

Dado esto, la certificación en materia de IVA e IEPS, es una certificación que va más allá de lo que ocurre en la operación diaria del mundo del comercio exterior y aduanas. Además de coordinar embarques y cumplir con los tiempos logísticos, también implica lidiar con los despachos aduanales y asegurar la entrega y recepción de mercancías,

entre otros aspectos. Aunque no se limita exclusivamente al ámbito de comercio exterior, esta certificación involucra a una gran parte de las áreas de la compañía de acuerdo con las distintas actividades que en su BAU [2] realizan. Por lo tanto, es crucial que las empresas que cuenten con esa certificación fomenten el trabajo en equipo y la coordinación entre sus colaboradores, estableciendo comités[3], que impulsen, planifiquen y garanticen la continuidad de las operaciones y del negocio.

La pregunta, entonces, es ¿quién debe realizar el monitoreo y administración de la CIVA? Desde nuestra perspectiva, el monitoreo, administración y supervisión, debería llevarse a cabo preferentemente por un equipo o personal no “operativo”. En otras palabras, por aquellos individuos que se dedican a la planificación, la anticipación y la búsqueda de ajustes y cambio de personas que se mantienen en la planeación, en la anticipación, en las que buscan hacer ajustes y prontos cambios.

Dado que la certificación se basa principalmente en las Reglas Generales de Comercio Exterior, es fundamental que la administración y supervisión estén a cargo de personas con amplia experiencia en temas de comercio internacional y aduanas. Estos profesionales comprenden que los fundamentos legales relacionados con este tipo de certificaciones se vinculan, cambian constantemente y que requieren acciones inmediatas para evitar problemas, afectaciones y asegurar el cumplimiento.

En muchos casos, los departamentos de comercio exterior y aduanas, así como otros departamentos responsables de la administración, enfrentan una carga de trabajo considerable en su operación diaria. A veces, al atender urgencias, pueden descuidar o incluso olvidar la supervisión necesaria para mantener la certificación en buen estado

Dado esto e indistintamente del departamento que lleve la administración, algunas recomendaciones que podemos hacer para llevar a cabo un monitoreo y supervisión correcta, son:

a)       Mantenerte actualizado. Permanece al tanto en todo momento, de temas de comercio exterior, aduanas, Trade Compliance y relacionados directa o indirectamente con la materia, Identifica oportunamente los cambios relevantes.

b)       Crea un comité de cumplimiento. Si aún no lo tienes, establece un comité de cumplimiento de certificaciones de comercio exterior. De esta manera, todos los integrantes podrán comprender su participación, los impactos por no realizar alguna actividad, es decir de no cumplir, o bien, cómo contribuyen a la continuidad de la certificación y operación de la empresa cuando se realizan sus actividades correctamente.

c)       Establece canales de comunicación. Define un canal de comunicación específico que facilite el monitoreo y supervisión.

d)       Utiliza herramientas tecnológicas.  Apóyate en soluciones automatizadas para liberarte de tareas rutinarias y que consumen demasiado tiempo. En                        a-nalyticos Comercio Exterior, ofrecemos diversas soluciones, como la administración de datos, reportes de alto valor y la gestión segura de documentos e información para el comité de certificaciones de comercio exterior. Esto permite identificar desviaciones oportunamente y tomar medidas adecuadas.

Administrar una certificación en materia de IVA e IEPS puede parecer complicado, y en muchos casos ¡LO ES!  Sin embargo, si te apasiona el comercio exterior, tendrás una visión amplia del del funcionamiento de la empresa y la participación de las distintas áreas. Mantenerse en constante cambio y evolución es fundamental para elevar el nivel de cumplimiento de la compañía.

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Analyticos.mx

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[1] Información oficial publicada en el portal del SAT: www.sat.gob.mx/tramites/14661/obten-tu-registro-en-el-esquema-de-certificacion-de-empresas

[2] Business as usual: que podría traducirse como las actividades que se realizan en el día con día.

[3] De acuerdo con la Real Academia Española, un comité es: Conjunto de personas encargadas de un asunto