Desafíos que Impiden la Evolución de los Departamentos de Comercio Exterior en Cumplimiento Aduanero

Derivado de las frecuentes pláticas que tenemos con colegas que vivimos en el mundo del comercio exterior y aduanas, en repetidas ocasiones hemos discutido sobre cuáles son los principales motivos por los que una empresa no busca aplicar a certificaciones de comercio exterior como el Operador Económico Autorizado (OEA) o la Certificación en Materia de IVA e IEPS (CIVA). Estas certificaciones, además de otorgar distintos beneficios, ayudan a robustecer el sistema de cumplimiento en materia de Comercio Exterior y Aduanas de las empresas.

A continuación, presentamos algunos puntos relevantes de nuestras conversaciones, que probablemente sean temas conocidos para nuestros lectores en su situación actual.

1. Falta de capacitación y actualización en materia de comercio exterior y aduanas: En algunas empresas, se identifica que el personal al frente del departamento de Aduanas no acostumbra a tomar capacitación que les ayude a actualizarse en el mundo de constante cambio en temas de cumplimiento. Esto podría ocasionar una ceguera que afecta en varios puntos, como no cumplir con lo que se debe y no poder visualizar nuevos esquemas que podrían ayudar a la compañía.

2. La falta de automatización en los procesos: En algunas empresas, se identifican un sinnúmero de actividades manuales y rutinarias que demandan bastante tiempo al personal, desafortunadamente se enfoquen en su día a día y convierten esa rutina en un riesgo. En Comercio Exterior, cada vez más actividades pueden automatizarse, como la revisión de un pedimento previo a su pago con alguna Agencia Aduanal o la integración de un comité de Trade Compliance, donde las distintas áreas comparten en un mismo sistema los documentos que deben ser monitoreados constantemente para asegurar el cumplimiento.

3. Poca apertura al cambio: Existen empresas que han recibido en varias ocasiones, diagnósticos de viabilidad para aplicar a una certificación, pero no aplican aun cuando resultan candidatas para aplicar y operar. Algunos factores que influyen son:

a.       Revisar con equipos de otros países y explicar necesidades quizá mínimas de cambio que se requieren y no se aceptan.

b.       La complejidad de proyectos multidisciplinarios que requieren la continua convivencia entre las áreas. De pronto, “coincidir con todos” resulta complejo y desgastante.

c.       Frases como “con lo que hago es suficiente” o experiencias negativas que disuaden de intentarlo.

4. Poca comunicación con el resto de las áreas

En algunas empresas, es posible que desconozcan si su compañía es candidata a una certificación OEA, por ejemplo. Sin embargo, en casos extremos, se ha identificado que otras áreas dentro de la misma empresa ya cuentan con un diagnóstico de viabilidad. A nivel directivo y gerencial, se escucha que aplicar a este tipo de certificaciones es un “must”, pero las decisiones aisladas a menudo carecen de fuerza. Además, en algunas organizaciones, una sola persona administra varios proyectos, y hasta que llega el turno del OEA, siguiendo el ejemplo, se aplaza la revisión, lo que retrasa la aplicación.

Algunas sugerencias para evolucionar en los departamentos de comercio exterior y aduanas que consideramos las más valiosas son:

• Romper el miedo al cambio: Explorar nuevos retos y procurar la capacitación y actualización ayudará a implementar nuevas medidas en los departamentos de comercio exterior.

·        Automatización con herramientas tecnológicas: La automatización puede simplificar y agilizar procesos. Imagina tener a tu equipo enfocado en proyectos que aportan más valor a la compañía, anticipando cambios y siendo más analíticos que reactivos. “Llegar al éxito, podrá ser más sencillo y preciso si se apoya de una herramienta tecnológica”.

• Trabajo en equipo y vinculación con otras áreas: Crear comités de cumplimiento permite la participación de personas correctas de diferentes departamentos. Es fundamental reconocer que las actividades de otros departamentos impactan directa o indirectamente en temas de comercio exterior, aduanas y Trade Compliance.

En a-nalyticos comercio exterior somos un grupo de personas con más de 15 años de experiencia en desarrollo de sistemas de comercio e implementación y ejecución del Trade Compliance en las empresas ¡sabemos del tema!

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