Billete de materiales, un riesgo silencioso durante la administración del Control de Inventarios Anexo 24

Quienes administran un Sistema de Control de Inventarios (Anexo 24) para sus importaciones temporales podrán confirmar que uno de los principales dolores para su correcta administración recae sobre los datos que contienen los billetes de materiales, estructuras mejor conocidas como BOM.

Estos BOM, que terminan por ser creados por otras áreas como planeación, ingeniería, producción u otras, generalmente en el Business as Usual, son los encargados de dar vida y crear esas estructuras. En la gran mayoría de los casos, son documentos vivos que frecuentemente sufren cambios que pueden ser silenciosos para los departamentos de comercio exterior y aduanas, quienes son los encargados de la administración del sistema de control de inventarios Anexo 24. Pero, ¿por qué suelen ser silenciosos esos cambios?

En el día a día, el proceso de producción puede tener grandes cambios inesperados que, con el objetivo de poder continuar con la producción y cumplir con las fechas de entrega de sus productos terminados hacia sus clientes, se ven en la necesidad de actuar de inmediato ante diversas necesidades.

En a-nalyticos Comercio Exterior, hemos identificado algunas acciones que han obligado a las áreas de producción e ingeniería a tener que hacer cambios en la información y materiales que se tienen considerados para la producción confirmada. Por mencionar algunos ejemplos:

a. "Se nos terminó el inventario físico del material ABC, utilicemos el material ABC-2 que es similar o idéntico y cumplirá con las necesidades".

b. "Necesitamos reemplazar el material XYZ debido a que falló el componente original, utilicemos el DEF".

c. "El material FGH funciona mejor en este PT que va exclusivamente a este cliente, utilicémoslo por esta ocasión, no afectará su funcionamiento".

d. "Por posibles fallas, necesitamos cambiar temporalmente al componente RST".

e. Entre algunos otros casos.

Estos cambios “inesperados u obligados” por los compromisos de entrega, en algunas ocasiones pueden ser utilizados por un corto plazo de la producción y en ocasiones hacia la totalidad de las siguientes producciones por largos periodos. Sin embargo, en algunos casos, la estructura general de los BOM no se actualiza de inmediato, principalmente en los sistemas corporativos de inventarios, por lo que, para quienes administran el “Sistema de Control de Inventarios” conforme al Anexo 24, para fines de comercio exterior, puede representar un riesgo silencioso que podría convertirse en un problema con efecto dominó o mejor conocida en el argot Aduanero "una gran bola de nieve" con inconvenientes para sus operaciones futuras.

Por tanto, algunas de las mejores prácticas que podríamos compartir ha funcionado para elevar la efectividad del BOM en algunos de nuestros clientes, son las siguientes:

a. Identificar a las áreas que participan directa o indirectamente en la creación y actualización del BOM. En algunas ocasiones, se involucra a personas o áreas de otras regiones o países.

b. Conocer y familiarizarse con el proceso productivo de la empresa. Es importante identificar qué materiales de los que se importan se utilizan durante la fabricación de PT que se exportarán.

c. Identificar, tener acceso y explorar el sistema corporativo (ERP) en donde se registran los BOM. Esto para conocer las transacciones y/o movimientos que se deben utilizar para obtener la información de los BOM. Es importante estar coordinados con las personas que suelen hacer ajustes o cambios al BOM para identificar áreas de oportunidad y mejora.

d. Identificar las fechas de uso, para conocer la fecha de inicio y fin de cada lista de materiales.

e. Mantener actualizadas las listas de materiales en el Sistema de Control de Inventarios de Comercio Exterior (Anexo 24), considerando incluso la fecha de inicio y fin.

f. Es importante que esta información considere las cantidades y/o porcentajes de mermas y desperdicios.

PLUS: Algunas empresas han implementado la conexión vía interfaces del sistema corporativo (ERP) con el Sistema de Control de Inventarios (Anexo 24), lo que les ha ayudado a obtener los consumos reales por cada material utilizado durante su proceso productivo, incluyendo las cantidades de merma y desperdicio, lo que permite precisión en los datos, agilidad e incluso, disminución de carga laboral.

¿Tienes dudas sobre si tus Billetes de Materiales (BOMs) están correctamente estructurados y/o cómo implementar una conexión vía interfaces del ERP hacia tu Anexo 24?

En a-nalyticos Comercio Exterior, conocemos del tema y podemos ayudarte.

Analicemos el caso. info@analyticos.mx

Un ejecutivo de Trade Compliance se anticipa al futuro y siempre va un paso adelante. Se caracteriza por estar siempre buscando cómo hacer mejor y más ágiles sus actividades de revisión de cumplimiento.