Gestión de Activo Fijo IMMEX: continuidad operativa con compliance inteligente
- Apr 17
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Updated: Apr 20
Las empresas que realizan operaciones de Comercio Exterior y que cuentan con un programa IMMEX, tienen el beneficio de poder importar maquinaria y equipo (activo fijo IMMEX), obteniendo ventajas principalmente económicas, que, desde la perspectiva de negocio, suelen ser ahorros importantes para la compañía.
A cambio del beneficio fiscales y aduaneros, estas empresas, están obligadas a llevar permanentemente, un control individual de la maquinaria y equipo, la cual puede partir principalmente en tres grandes perspectivas:
1. Que el activo fijo se encuentre físicamente en el domicilio IMMEX previamente autorizado por Secretaría de Economía y SAT.
2. Que la maquinaria se utilice para realizar los procesos productivos previamente autorizados en sus programas IMMEX y,
3. Que cuenten con la documentación (factura, pedimento así como el expediente de comercio exterior) que acredite la legal estancia - tenencia y que la información coincida con los datos de identificación declarados en las placas de los activos fijos en cuestión.
Esto, para muchos actores y áreas fuera del comercio exterior, parecería que es una tarea “sencilla” de ejecutar y, por tanto, una obligación que suele dejarse a un lado y en el nivel de importancias, puede ser las últimas en tomarse en cuenta, sin embargo, para los que llevamos años en el mundo de Aduanas y Comercio Exterior, suele resultar mucho más complejo de lo que parece y que cuando toca recibir y atender una auditoria, suele poner a media empresa a trabajar intensamente para lograr contestar lo mejormente posible.
Primero, me gustaría mencionar de manera general, cuáles son las áreas en las empresas que regularmente tienen algo que ver directa o indirectamente con el activo fijo IMMEX.
a. Compras: esta área, suele tener con anticipación, información sobre el activo fijo IMMEX. Sabe con bastantes semanas atrás, qué tipo de maquinaria o equipo es, dimensiones, funciones, datos del proveedor, para cuándo se necesita en planta, costos, entre otros. Ellos suelen estar en el proceso previo.
b. Logística: este equipo, regularmente necesita conocer la información con tiempo para iniciar, en primera instancia, con la identificación y contratación del transporte internacional adecuado para su traslado y pensando en la llegada a la planta, las condiciones y espacios suficientes en el lugar en donde se instalará, y muy importante, que llegue en el tiempo requerido.
c. Ingeniería-producción: regularmente se les suele llamar como los “dueños de las maquinarias y activo fijo IMMEX”, ¿por qué? Porque son ellos quienes están en contacto directo en el día con día de los procesos productivos, los encargados de revisar su funcionamiento, sus mantenimientos, entre otros, pero incluso, en algunos casos, de crear nuevas maquinas a partir de las existentes, actividad que en algunos lugares los han llamado como “canibalismo”, en donde de maquinas viejas, no funcionales o incluso por urgencias, tienen que tomar partes para instalarlas en otras, un tema muy interesante. Son los que visual y tangiblemente, tienen el control de la maquinaria en piso de producción y hasta con terceros.
d. Finanzas, contabilidad, impuestos: esta área, sin duda alguna, son de los meros meros en el control documental y regularmente responsables de la gestión del activo fijo IMMEX en sus sistemas ERP. Ahí, suelen controlar la capitalización, la depreciación, en donde se encuentran físicamente, entre otros. Sin duda, una de las principales áreas interesadas en el control físico y en sistema ERP y de los que sí o sí, suelen estar en auditorias que realiza la autoridad para temas de activo fijo IMMEX.
e. Comercio Exterior, Aduanas, Trade Compliance: estos equipos, suelen ser de los principales interesados en el control incluso desde antes de que se realice el pedimento de importación temporal, también, en ocasiones, son los responsables de la gestión del activo fijo IMMEX en el sistema ERP así como control físico de la maquinaria en plas plantas.
Suelen ser de los primeros invitados cuando la empresa recibe una auditoria de fiscalización. Los que deben conocer sí o sí, todas las instalaciones existentes, conocer con gran detalle el activo fijo IMMEX en las plantas, saber en qué parte del proceso productivo se utilizan, quienes son los ingenieros que las operan, los que prácticamente deben conocer de todo sobre esa maquinaria y que, además, deben contar con el expediente electrónico de Comercio Exterior que acredite su estancia – tenencia de manera individual ¿te parece sencillo?
f. Legal: el que tiene el control de contratos, de todo lo que se vincule con esas maquinarias, como los proveedores que le dan servicios, si son de renta, de comodato, garantías, entre otros. Son los que suelen dar soporte a los equipos de Trade Compliance y finanzas en cualquier tipo de fiscalización 2026.
Sin duda alguna, estas podrían ser de las principales áreas que se vinculan de manera directa o indirecta con las maquinarias y que, en lo individual, cada uno es responsable de ciertas actividades que, en lo general, buscan mantener en todo momento el cumplimiento.
Ahora bien, dado esto, ¿por qué administrar y controlar el activo fijo IMMEX, puede ser una actividad compleja de llevar a cabo?
1. La falta de concientización: sin duda alguna, este puede ser uno de los temas medulares. En ocasiones, en capacitaciones y concientización no se llega a donde se debe, no todos los involucrados, conocen de los beneficios que el Programa IMMEX ayudó a la empresa a tener esa maquinaria en las instalaciones con los beneficios comentados no mucho menos de lo que una importación temporal AF o V1 significa (por mencionar algunas claves de pedimento).
2. Que el activo fijo IMMEX no cuente con placa de identificación
Con el paso del tiempo, es común que una placa se dañe, se borre, se rompa o hasta se desprenda de la maquinaria y que, sin un control permanente, en el momento de urgencia de atender un requerimiento, simplemente no se esté preparado.
3. No contar con el expediente que acredite legal estancia – tenencia, lo que complica la auditoría de activo fijo IMMEX.
Sin duda alguna, aquí uno de los principales retos. ¿Qué es lo que suele suceder?
a. El equipo responsable, si con fortuna existe en el organigrama, en ocasiones no se cerciora de que la documentación y expediente de comercio exterior se encuentre disponible y que, con el paso del tiempo, se puede convertir en una bomba de tiempo.
b. Cuando el activo fijo IMMEX llega por primera vez a la planta (en una compra-importación) no se coteja la información de la factura y/o pedimento de importación temporal vs lo realmente declarado en la placa de la maquinara. En este punto, las revisiones de la autoridad en un programa de fiscalización suelen ser un punto vulnerable para las empresas, pues suelen tener dígitos o caracteres que difieren que, en muchos casos, las empresas no pueden acreditar que se está hablando de la misma maquinaria por consecuencia, asumen que es otro activo.
c. Confiar el expediente de comercio exterior de la importación en los sistemas de las Agencias Aduanales. Con el paso del tiempo ¿qué hemos identificado?
1. No es el mismo ejecutivo y la forma en cómo organizaba el expediente de comercio era distinto a lo que se había acordado.
2. No realizar revisiones periódicas a la documentación que conforma el expediente electrónico.
3. Confiar en los plazos de destrucción de la AA. No siempre suelen resguardarlos por más de 5 años y recordemos que el activo fijo, puede llevar más de un lustro en las instalaciones al ser uno de los beneficios del programa IMMEX.
4. No tener una copia o respaldo por parte de la empresa importadora y confiar plenamente en la nube de resguardo de la AA.
d. No contar con un software de expediente electrónico y de materialidad aduanera o repositorio en donde la empresa resguarde su expediente de sus operaciones de comercio exterior y de activo fijo IMMEX.
1. Existen empresas que desde toda su historia y en la actualidad, continúan imprimiendo y resguardando los expedientes de operaciones aduaneras en cajas, en pequeñas o grandes bodegas, incluso, en otros estados de la república, que más allá del gasto y control que esto puede generar, simplemente cuando realmente se necesita un expediente de comercio exterior, es común que no se pueda localizar, porque no se documentó en el directorio o a las cajas, con el paso del tiempo se desprendió la etiqueta de control.
2. No hacer revisiones de la integración del expediente de operaciones de comercio exterior.
4. No realizar revisiones periódicas
Algunas empresas, suelen confiar con que todo salió bien a la primera. No se realizan revisiones periódicas de Trade Compliance físicas vs lo documental, no se asegura que los datos declarados en los documentos de comercio exterior sean los mismos a los declarados en las placas de identificación fiscal del activo fijo IMMEX.
5. No contar con la estructura de un equipo multidisciplinario
Es común que, en las empresas, cada área se enfoque y realice sus actividades en silos, en lo individual, en lo que esa área debe cumplir, sin embargo, no se tiene el conocimiento de que forman parte de una obligación directa o indirecta con otras áreas. Hoy día, las empresas y en este caso no me refiero solo a las que cuentan con programa IMMEX, me parece, deben trabajar coordinadamente y contar con equipos multidisciplinarios, equipos que saben todo en contextos generales, que saben de lo que puede afectar o beneficiar a otras áreas y que, por tanto, forman parte de sus obligaciones directas e indirectas.
Actuar aisladamente, en algunas ocasiones puede convertirse en una problemática con el paso del tiempo.
6. Realizar canibalismo sobre la maquinaria
Esto sin duda, es un gran reto. Los ingenieros, buscan resolver y atender a las necesidades que en el día con día se pueden enfrentar. Por ejemplo, puede haber ocasiones en donde se necesita una parte o un módulo especifico del activo fijo IMMEX, pero se cuenta en otra maquina una parte que puede ayudar a cumplir con la función. Es común, entonces, que se puedan hacer adaptaciones de una maquinaria a otra, para lograr cumplir con lo que se necesita. En algunos casos, con eso es suficiente y no se busca comprar la parte que realmente se requiere. Este caso, si no se lleva un control adecuado, sin duda, puede representar un riesgo con el paso del tiempo, pues pueden crearse nuevas máquinas e incluso “desaparecer” otras y no, no es un acto de magia.
En una plática que tuve hace algunos años con un ingeniero extranjero que vino a México a la implementación de un nuevo proyecto, me comentaba sobre las experiencias y sorpresas que se han llevado en nuestro país hablando de temas de activo fijo IMMEX y el canibalismo fue uno de ellos. No es que en otros lugares no se realice, sino sobre el nivel de exigencia en controles que se debe tener e incluso de la imaginación de los ingenieros mexicanos para resolver distintas necesidades.
7. No controlar las salidas a reparación de activo fijo IMMEX
De pronto las urgencias, pueden sobreponer cualquier cosa. Enviar a otro lugar, ya sea nacional o extranjero a reparación, requiere de tener ciertos controles y hasta trámites de comercio exterior. El no controlar eso en algún sistema principalmente alguno especializado en activo fijo IMMEX, con el paso del tiempo, hasta la maquinaria se olvida. Sin duda, este punto para algunas empresas se puede convertir en un problema serio.
8. No contar con software que administre los activos
Es común que la empresa administre y controle el activo fijo IMMEX en su ERP y es una herramienta muy funcional para las distintas áreas, sin embargo, cuando se intenta obtener el dato aduanero o viceversa, he visto como se tienen que reunir por largas horas, diferentes personas de distintas áreas para poder vincularlo. Hay casos en donde los responsables de cada área no conocen muy bien el operar del ERP para su apartado y tienen que vincular cada vez a más gente.
Aunque el ERP es muy funcional, atender una auditoria de fiscalización 2026 en corto plazo, puede de pronto ser complejo, pudiendo ocasionar incluso, el no poder contestar de manera completa a un requerimiento, trayendo por consecuencia, riesgos legales y económicos.
Dado esto, las empresas IMMEX, ante una fiscalización 2026 que se espera "agresiva", operan en un entorno altamente regulado, en donde el control del activo fijo IMMEX no es opcional, sino una obligación estratégica. La falta de comunicación entre las áreas y la dependencia de sistemas aislados generan vulnerabilidades que pueden ser caros.
En a-nalyticos Comercio Exterior, conocemos de la problemática real de lo que no solo el departamento de Comercio Exterior suele vivir, sino como equipo multidisciplinario y a nivel empresa. Cada área tiene su propio reto. Llevar la administración y control de todos los activos fijos IMMEX, no es una tarea sencilla y hacerlo en hojas de cálculo puede resultar altamente complejo y con alto margen de error.
Para esto, hemos diseñado y creado un software de alta especialización para el control de activo fijo que se ajusta y cubre necesidades reales que las empresas que realizan importaciones temporales de activo fijo IMMEX tienen y que buscan la continuidad operativa de su programa IMMEX y la continuidad del negocio, considerando incluso las perspectivas de las diferentes áreas. Implementar un sistema multidisciplinario de Control de Activo Fijo IMMEX, no solo robustece el Trade Compliance de las empresas, sino que optimiza la gestión operativa y protege la continuidad del negocio.
En un contexto donde la autoridad exige trazabilidad y transparencia y ante una fiscalización 2026 muy precisa y fuerte, contar con una solución integral para control de activos fijos IMMEX es más que una ventaja: es una necesidad.
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Somos expertos en automatización y software de Comercio Exterior, Trade Compliance y Aduanas México.
Autor: Ernesto Puente especialista en cumplimiento aduanero y líder de implementación de proyectos de automatización y desarrollo de software de Comercio Exterior, Trade Compliance y Aduanas México.
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