Data Reporter, el sistema que ayuda con la estrategia de Trade Compliance.

Algo que nos apasiona y cada vez más se vuelve más común, es escuchar como los lideres del Trade Compliance, Comercio Exterior y Aduanas, ven el uso de la tecnología y software como parte importante de su día con día. Algunos esquemas, mucho muy robustos que otros, sin embargo, la gran mayoría de estos tienen planes a corto, mediano y largo plazo, en donde tienen contemplado implementar más automatización y uso de software dentro de sus actividades, no solo de supervisión, sino de apostarle a la automatización de actividades recurrentes, repetitivas que por pequeñas que parezcan, pueden ser de alto riesgo si un solo digito se presiona mal.

Como parte de la experiencia profesional que por cerca de 20 años nuestros socios e integrante del equipo de A-nalyticos Comercio Exterior hemos vivido desde diferentes aristas, ya sea dentro de las empresas como lideres de departamentos de Comercio Exterior, como asesores y consultores de esa materia e incluso, en el desarrollo de software y automatización especializado en temas aduaneros y de Trade Compliance, sin duda, vemos a la tecnología como parte de las herramientas esenciales de trabajo que toda empresa debe tener en sus departamentos de Comercio.

Con estas vivencias personales, al continuar experimentando y conociendo de las necesidades reales que los lideres de Trade Compliance tienen en sus actividades habituales, fue entonces que desarrollamos nuestro módulo de Data Reporter.

Este sistema 100% web, puede contar con información oficial de tus operaciones de comercio exterior, sin importar el régimen, la clave de pedimento, si es de importación o exportación, si es pedimento original o rectificado, se convierte en un fuerte motor para quienes buscan prevención y mejora continua en sus operaciones.

¿Cómo ha ayudado Data Reporter a nuestros clientes?

Hoy te quiero contar de uno de nuestros clientes, una empresa electrónica ubicada en el norte del país, con varias plantas distribuidas en México.

Esta empresa, por su tipo de operación, requiere generar constante planeación desde diferentes departamentos y, encontraban una problemática al querer extraer esta información de sus sistemas ERP, ya que ciertos sites utilizan un ERP y otros sites otro distinto, por lo que la obtención, preparación y análisis de datos, era sumamente complicado por las variaciones.

¿Cuáles son algunos de los beneficios que te podemos contar abiertamente, beneficiaron a esta empresa? (hay algunos otros beneficios que, por confidencialidad, no podemos comentarlos en este documento, pero aún hay más)

1.      Agilidad y posibilidad de generar reportes customizados

-        El equipo de Trade Compliance en México, periódicamente y conforme a necesidades específicas tiene que compartir información a equipos locales (en México) y a equipos extranjeros. Algunos de los datos pueden ser: proveedores, origen de las materias primas, fracciones arancelarias, sus costos individuales y por ciertos volúmenes. Estos reportes, suelen ser solicitados por equipos de planeación, finanzas, logística y Trade Compliance Global. No siempre es la misma información, por lo que no se puede estandarizar las peticiones de información pues cambian constantemente.

Algunas ventajas: pueden generar información con los campos específicos que requieren en unos cuantos clics, pudiendo considerar la operación reciente e incluso histórica, pues la información oficial se puede resguardar en Data Reporter por amplios periodos. Pasaron de horas a segundos para obtener la información.

2.      Estandarización de datos

-        Todo está en un solo lugar. Una sola fuente de información. El equipo de Trade Compliance en México, como parte de su función, revisa periódicamente los datos aduaneros, por tanto, sus reportes facilitan la estandarización, entendimiento, procesamiento y análisis de información.

Algunas ventajas: no tienen que esperar a que otros equipos o ellos mismos generen reportes desde sus sistemas ERP, no tienen que realizar un montón de fórmulas en hojas de cálculos a fin de intentar alinear la estructura de la información, con el riesgo que implican las fórmulas cuando se trata de una gran cantidad de datos, esto sin considerar el tiempo que les toma.

3.      Ofrecer atención oportuna a otras áreas, como proveedor interno

-        Nos comentaban que el equipo de contabilidad-impuestos, periódicamente suelen solicitarles reportes para atención a requerimientos de la autoridad o bien, para el llenado y preparación de sus obligaciones contables. Anteriormente, tenían que hacerlo en hojas de cálculo, realizar distintas fórmulas que en ocasiones era lento e incluso podría haber error.

Algunas ventajas: con Data Reporter, solo necesitan conocer cuáles son los campos y seleccionarlos en el sistema, definir el periodo y ejecutarlo. En cuestión de segundo, pueden ejecutar y compartir la información.

4.      Realizar validaciones automáticas a su información aduanera

-        Una de las principales ventajas es que, en el módulo de validaciones, se cuentan con distintos cruces de información, lo cual les permite realizar revisiones en segundos, revisiones anticipadas, sin tener que esperar a revisiones anuales de sus despachos y/o corporativo. Como lo dice el refrán: “No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”

Algunas ventajas: conocer de manera oportuna, la información que por distintos motivos pudo declararse mal en sus operaciones de comercio exterior, en la información que hoy día, la autoridad ya realiza revisiones silenciosas. Sin duda alguna, el conocer una discrepancia de manera precisa y oportuna, benefició a robustecer su plan de Compliance.

5.      Todo en un mismo lugar

-        Centralizar todo en el mismo sistema. Así lo denominaron. ¿Por qué? Tienen información real de sus operaciones de comercio exterior, pueden generar reportes a la medida pudiendo incluso ser histórico, sí, de muchos años atrás, asimismo, generar gráficos, validaciones de datos en cuestión de segundos y poder obtener alertas que ayudan con el plan de compliance de la empresa.

Estandarización, precisión, agilidad, pasar de horas a segundos, generar reportes con los campos que realmente necesitas y, además, ejecutar validaciones de información de tus operaciones de comercio exterior. Esto y muchas otras funciones más, es lo que podrás obtener como beneficios al utilizar Data Reporter.

Este sistema, fue planeado y desarrollado con plena conciencia en atender las necesidades reales que los ejecutivos de Trade Compliance, Aduanas y Comercio Exterior tienen, por tanto, cuenta incluso con flexibilidad para vincularse con el resto de nuestros módulos y robustecer aún más, tu esquema de compliance.

👉 En a‑nalyticos Comercio Exterior creemos que la automatización y el software especializado en Trade Compliance, Aduanas y Comercio Exterior son hoy herramientas esenciales para la continuidad operativa. Si tu empresa busca transformar la gestión de datos y robustecer su plan de compliance, contáctanos y conoce cómo nuestro módulo Data Reporter puede ayudarte.

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Ernesto Puente: especialista en cumplimiento aduanero y líder de implementación de proyectos de automatización y desarrollo de software de Comercio Exterior, Trade Compliance y Aduanas México.