Como hongo en la lluvia. La inesperada actitud de las autoridades mexicanas hacia las empresas con programa IMMEX y Fianza – Certificación IVA e IEPS.

Hace algunos días, escuché a un periodista en la radio utilizar la frase “como hongo en la lluvia” para describir la espontaneidad con la que surgen ciertos eventos. Esa expresión ha resonado en mi mente al observar el giro inesperado en la postura de las autoridades mexicanas hacia las empresas que operan bajo los programas IMMEX y/o la fianza - certificación en materia de IVA e IEPS.

Durante años, la autoridad que fue percibida como promotora del comercio exterior, la que se encontraba más enfocada en el fomento antes que en la fiscalización y que en el argot del Comercio Exterior se le conocía como “la autoridad buena onda”, ha iniciado con auditorías rigurosas a diversas empresas, consideradas incluso hasta extremas, enviando un mensaje claro: el cumplimiento es obligatorio.

Este cambio ha tomado por sorpresa a muchos. Lo que antes parecía lejano o poco posible, hoy se manifiesta en suspensiones y/o cancelaciones, aparentemente hasta arbitrarias.

La pregunta que surge es inevitable: ¿Ha llegado el momento en que la autoridad será más estricta y detallista en sus revisiones? O bien, ¿es tiempo de que las empresas replanteen su enfoque hacia el cumplimiento normativo?

Desde la perspectiva empresarial, muchas organizaciones han estado trabajando y buscando estar preparadas: fortaleciendo sistemas internos, implementando auditorías, desarrollando e implementando sistemas para varias actividades del comercio exterior, brindando capacitación a sus equipos, entre muchas otras cosas. Pero en este nuevo entorno, la mejora continua ya no es una opción, es una necesidad.

Administrar un programa IMMEX en conjunto con otras certificaciones, además de la operación diaria, representa un gran reto.

A lo largo de mi trayectoria, he colaborado y asesorado a múltiples empresas, varias de ellas con programas y certificaciones y he sido testigo de los desafíos comunes: falta de recursos para capacitación, escasez de personal, limitaciones tecnológicas y "apostarle a lo manual" en tareas rutinarias que muchas veces no aportan valor, pero son necesarias, decisiones que priorizan el costo sobre el cumplimiento, el hacer más con menos o hasta incluso, casos en donde los integrantes de equipos que no pueden tomar vacaciones por falta de backup.

Dado esto y al cambio radical de revisiones que se exploran hoy día, comparto algunas acciones clave que pueden marcar la diferencia en la búsqueda del fortalecimiento del cumplimiento:

1. Revisión normativa. Es momento de echar un vistazo, cuando menos a:

·        Decreto IMMEX

·        Reglas de Economía

·        Reglas Generales de Comercio Exterior

·        Ley Aduanera

·        Código Fiscal de la Federación

·        Tratados de libre comercio

2. Expediente de trazabilidad IMMEX-CIVA. La historia, ahora es más importante que nunca:

·        Historial de certificaciones y trámites

·        Actualización de notificaciones y datos

·        Soporte para auditorías internas y externas

3. Sinergia multidisciplinaria. La administración de los programas y certificaciones, no solo es de Comercio Exterior / Aduanas, va mucho más allá. Es momento de seguir involucrando estratégicamente a:

·        Contabilidad, fiscal, almacén, producción, logística, importaciones/exportaciones, compras, RH. Directores y Gerentes.

·        Fomentar la colaboración y el entendimiento de todos hacia con el programa y certificaciones.

·        No busques comerte el pastel tu solo.

4. Capacitación continua. Estar actualizado, es pilar para la correcta ejecución y visión de la operación.

·        Interna para todos los equipos que se vinculen directa o indirectamente.

·        Clientes y proveedores. Punto medular para el buen operar.

·        Actualización constante en normativas y tendencias del comercio exterior.

·        Apertura a nuevas perspectivas desde otras áreas.

5. Revisiones frecuentes

·        Auditorías internas y externas.

·        Documentar procesos. Algo que comúnmente pasa desapercibido.

·        Pregunta rápida ¿cuándo fue la última vez que la opinión de cumplimiento de los accionistas no fue POSITIVA? ¿Quiénes son los accionistas?

¿Fue complicado responder? Algo se debe mejorar.

6. Comunicación efectiva

·        Quien administra un programa y/o certificaciones, debe comunicar, debe compartir frecuentemente estatus a niveles superiores. Para esto, es importante conocer a tu audiencia: hay quienes son numérico, visuales, que no les gusta el contexto y prefieren ir directo al dato de riesgo, a los que mezclan temas cuando le muestras el tuyo, entre otros.

¿Cómo debería de ser tu comunicación?

·        Involucrar a todos los niveles: “¡Todos operamos el IMMEX! ¡Todos vigilamos el padrón! ¡Todos monitoreamos la certificación de IVA e IEPS!” ¿Te imaginas a un director compartiendo ese mensaje en una de sus reuniones?

7. Automatización tecnológica. Apóyate de herramientas tecnológicas que permita hacer tu día con día más sencillo, más preciso y con frecuencia ¡Automatiza! ¡Automatiza lo mayormente posible! Piensa en qué forma, ¿puede tu operación evolucionar?

• Tu anexo 24 ¿está al día?

-¿Sabías que se puede disminuir y hasta evitar la captura periódica de datos a través de soluciones integrales?

-¿Sabías que se pueden realizar auditorías automatizadas que ayudan al análisis de los datos indistintamente del sistema de Anexo 24?

• Conoce cuáles son los pedimentos que aperturas, que pagan en representación de la empresa.

-Hay sistemas que permiten identificar en tiempo real lo que sucede en tu operación relacionado a pedimentos.

• Tu expediente de comercio exterior ¿está al día?

-Hace cuanto no das un vistazo a esos documentos. ¿Tu empresa está preparada para atender alguna auditoria?

Imagínate lo que puedes automatizar. Mucho de lo que tienes en mente, es posible. Ve a la automatización como un aliado.

Administrar un programa IMMEX o una certificación CIVA no es tarea sencilla. Pero con innovación, colaboración y la implementación de tecnología, es posible transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva.

Hoy más que nunca, el cumplimiento es un imperativo estratégico. No se trata solo de evitar sanciones, sino de construir organizaciones más sólidas, resilientes y preparadas para un entorno regulatorio cada vez más exigente.

En A-nalyticos Comercio Exterior, contamos con soluciones tecnológicas que ha permitido a nuestros clientes transformar su función operativa en una gestión estratégica, orientada al análisis de datos y al fortalecimiento del cumplimiento normativo.

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ernesto.puente@analyticos.mx